Manejo y procesamiento de base de datos
Por Marianela Escalona Montesinos.
Ponente: Javier Martucci. Ingeniero Químico (USB). Profesor
Universitario de Estadística.
Director Operativo del "Observatorio Social
Humanitario".
Especialista en Planificación Estratégica y Sistemas de
Seguimiento y Control.
Analista de Datos y Estrategias Electorales.
Javier Martucci disertó acerca de cómo se puede enfocar el diseño, la creación y el manejo en la gestión de diferentes bases de datos con el fin de evitar un error común: ofrecer una base de datos no como gestión de información sino como un simple formulario.
Existen herramientas que permiten empezar a diseñar
mecanismos para gestionar la información, establecer formas en las cuales toda
la información recabada mediante diferentes actividades, proyectos y procesos,
agreguen valor y permitan mejorar estos procesos para obtener resultados y
conclusiones con base a esta información y a las relaciones que existen entre
ellas.
A través del diseño de las diferentes etapas y procesos a
realizar en el manejo de datos se podrá hacer una gestión eficiente de los
datos mediante una metodología de trabajo dentro de las organizaciones.
Existen diferentes formas de organizar la Gestión de Datos
para pasar del simple diseño de un formulario, a la organización de una Base de
Datos que brinde información, resultados, análisis y conclusiones de cualquier
tipo de data que se maneje.
Gestión de Datos: es un
proceso de ingestión, almacenamiento, organización y mantenimiento de datos
creados y recogidos para una organización; es el proceso que va desde la
construcción de la forma en la que se organiza la recolección de la
información, cómo se procesa, analiza y se presenta como resultados
susceptibles de ser revisados en el tiempo.
Lo importante de la Gestión de Datos es que:
-No es algo específico de un área sino transversal a toda
la organización.
-Tiene que estar vinculada directamente a la Planificación
Estratégica para que los datos vayan midiendo cómo se planifica.
-Debe ser sencilla y lógica para que facilite los procesos.
-Tiene que funcionar en torno a los procesos que se
desarrollan y no a actividades; es necesaria la relación entre las cosas que se
hacen como un proceso completo que tiene datos que permitirán analizar el
proceso.
Diseño Conceptual: es la construcción de una estructura de
la información de la futura Base de Datos independientemente de la tecnología
que se va a utilizar y sin tomar en cuenta qué tipo de Base de Datos se
utilizará ni el sistema de Gestión de Base de Datos con el que se trabajará, ni
el lenguaje concreto con el que se implementará la Base de Datos.
El resultado de esta etapa es un modelo, una relación
lógica que luego debe estructurarse. El Diseño Conceptual responde a la
pregunta ¿Qué se quiere hacer? Se trata de construir una estructura de
información de la futura base de datos lo que permite pensar en lo que se desea
hacer antes de pensar en lo que se va a obtener en función de lo que se tiene y
no de lo que se quiere obtener.
Diseño Lógico: parte del Diseño Conceptual transformándose
en la Base de Datos que se usará; se define el instrumento para la recolección
de los datos, el Sistema de Gestión de Base de Datos, las variables
establecidas y la Relación de los Datos. Más concretamente, es preciso que se
ajuste el Modelo de Sistema de Gestión de Base de Datos con el que se quiere
implementar la Base de Datos y con qué se trabajará la Base de Datos para saber
cómo implementarla siempre y cuando se conozca el concepto de la Base de Datos.
¿Qué hacer? Generar el Diseño conceptual de la Base de
Datos tomando en cuenta los datos que se tienen o el sistema utilizado.
Partiendo del Diseño Lógico se tomarán datos e información en función de lo que
se tiene y no de lo que se quiere obtener.
Elementos del Diseño Conceptual:
Entidad: cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que
se recoge información.
Relación o Interrelación entre entidades: es una
correspondencia o asociación entre 2 o más entidades, donde cada relación tiene
un nombre que describe su función.
Atributo: es una característica de interés o un hecho sobre
una entidad o sobre una relación. Los atributos representan las propiedades una
serie de reglas que deben cumplir las tablas y las relaciones obtenidas tras el
Diseño Conceptual para entonces ser un Modelo Lógico.
Entendiendo el Diseño Conceptual, hay entidades, atributos
y relaciones entre ellos que brindan información.
Normalización: es un proceso que consiste en una serie de
reglas que deben cumplir las tablas y relaciones obtenidas tras el Diseño
Conceptual para ser un Modelo Lógico. Se trata de poner orden en la
información, unificando y simplificando la Gestión de Base de Datos,
actualizando los mismos o mantenerlos disponibles para poder inferir
históricos.
La Base de Datos Relacionales se "normalizan"
para evitar:
-Redundancia en los datos
-Problemas de actualización de los datos en las tablas
-Proteger la integridad de los datos.
Al "normalizar" la Base de Datos.
-Se eliminan todos los campos o atributos repetidos.
-Se asegura la atomicidad de los campos (en caso de que
exista) o evalúa la creación de una nueva tabla.
- Cada tabla debe tener una Llave Primaria para asegurar la
dependencia funcional respecto a ella (la relación es real y directa)
-No deben existir dependencias parciales; todos los campos
deben depender de la Llave Primaria.
-No deben existir dependencias transitivas y ningún campo
debe depender de un campo "no llave".
Cuando se implementa el Diseño Lógico, se migran a Excel a
través de Google form (diseño lógico) las diferentes informaciones recogidas a
través de la Base de Datos. Se gestiona a través de 2 herramientas
fundamentales:
El filtro: permite "filtrar " la información al
nivel de especificidad necesario.
La tabla dinámica: para entender la información que pueda arrojar la
relación entre cada una de las variables recabadas. Esta herramienta permite
filtrar y relacionar variables en función de la data que se desea obtener.
Eligiendo variables: deben ser cuantificables para
facilitar la organización y la sistematización de las relaciones que puedan
existir entre las mismas y que estas relaciones aporten valor al Diseño
Conceptual.
Existen otros sistemas profesionales de Gestión de Data
como Microsoft Acces y Tableau migrables desde Excel.
Gestión de Datos:
-Es importante para poder interactuar y que la información
que se obtenga tenga relación con lo que se quiere; es por esto que el Diseño
Conceptual va primero que el Lógico.
-Debe permitir la medición del trabajo. La relación de los
datos con los indicadores será la garantía de poder tener mediciones reales,
cumplir metas y mantener la Planificación Estratégica.
- Debe poder encontrar tendencias; una buena Base de Datos
y su correcta gestión proporciona más datos y relaciones entre ellos, que el
simple valor absoluto de los datos en sí mismos.
Los datos permiten valorar, medir, interactuar y analizar
lo que se está haciendo. Un formulario es solo información recogida en un
momento determinado para un posterior análisis completo en función de los
mismos.
La Gestión de Datos es la principal fortaleza que define a
las organizaciones, iniciativas y actividades con mayor profesionalismo porque
logran convertir cada acción y cada dato obtenido en conclusiones,
recomendaciones y resultados, además de tener la medición y comunicación
internas que permiten determinar lo que se está haciendo
Profesionalización del Proceso: aprender y usar de forma
profesional los distintos sistemas operativos disponibles para el manejo de
data, siguiendo indicadores y estableciendo políticas de Gestión de Datos en
las organizaciones. Construir la información para que informes, variables y
necesidades estén estructuradas transversalmente entre Directores de Gestión de
Datos y expertos de área de las organizaciones.
La Gestión de Datos es la fortaleza principal que define a
las organizaciones, iniciativas o actividades con mayor profesionalismo porque
logran convertir cada acción y cada dato obtenido en conclusiones,
recomendaciones y resultados, además de tener la medición y comunicación
internas que permitan determinar que lo que se está haciendo tiene un sentido,
que se está midiendo, analizando y es de utilidad para construir mejores
resultados.
El uso y conceptualización de la Base de Datos permite
establecer que se parte del Diseño para ir construyendo las capacidades en el
camino; este círculo virtuoso permite el crecimiento de lo que se quiere hacer.
La Gestión de Información es hoy, un pilar fundamental de
cualquier organización.
¡La información es poder!
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